E-Government-Beratung

Ein Schwerpunkt von Rechtsanwalt Dr. Hoffmann liegt in der bundesweiten Beratung von Ministerien, Städten, Gemeinden, Behörden und sonstigen öffentlichen Einrichtungen bei ihren Modernisierungsvorhaben. Im Zentrum der Tätigkeit steht hier neben Fragen des Einsatzes neuer elektronischer Kommunikationsmöglichkeiten vor allem die rechtssichere Social-Media-Beratung für den öffentlichen Sektor.

Diesen Themen sind für öffentliche Auftraggeber von besonderer Bedeutung:

De-Mail und E-Postbrief rechtssicher nutzen

Die elektronische Kommunikation (sowohl intern als auch extern) ist heute ein elementarer Bestandteil einer modernen Verwaltung. Für die öffentliche Verwaltung besteht jedoch stets die besondere Herausforderung, rechtssicher und in nachweisbarer Form kommunizieren zu müssen. Ein wesentlicher Teil der täglichen Verwaltungsarbeit kann daher nicht durch die Nutzung von einfachen E-Mails erledigt werden. So ist die öffentliche Verwaltung bspw. im Rahmen von Verwaltungsverfahren darauf angewiesen, dass sie einen Antragsteller sicher identifizieren kann, dass Formulare dauerhaft nachweisbar ausgefüllt und Schriftformerfordernissen erfüllt werden und dass sie sicher Beweis über den Zugang bestimmter Dokumente erbringen kann.

Um eine elektronische Kommunikation zu ermöglichen, die diesen Anforderungen entspricht, besteht für die öffentliche Verwaltung seit Kurzem die Möglichkeit (bzw. durch das sog. E-Government-Gesetz teilweise sogar die Verpflichtung), die staatlich zertifizierte De-Mail zu nutzen. Zum Teil ist aber auch ein Rückgriff auf das private Angebot des E-Postbriefs der Deutschen Post AG möglich. Bei beiden Varianten besteht – soweit rechtskonform eingesetzt – die Möglichkeit, rechtssicher und effizient mit den Bürgern zu kommunizieren. Bei der Einführung und anschließenden Nutzung sind jedoch komplexe Rechtsfragen aus verschiedenen Rechtsgebieten zu beachten.

Die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Hoffmann berät Städte, Gemeinden und sonstige öffentliche Einrichtungen umfassend bezüglich der bestehenden rechtlichen Risiken und notwendigen organisatorischen Maßnahmen, damit dem sinnvollen und rechtssicheren Einsatz dieser Angebote in Ihrer Verwaltung nichts mehr im Wege steht.

Darüber hinaus beraten wir Sie als Bürger bei allen Fragen, die Sie im Zusammenhang mit der Nutzung von De-Mail und vergleichbaren Angeboten haben.

Open Data - Veröffentlichung von Verwaltungsdaten

Unter Open Data versteht man die Veröffentlichung von solchen Verwaltungsdaten, die vom öffentlichen Sektor erhoben bzw. zusammengetragen wurden, nicht offensichtlichen Einschränkungen, bspw. aufgrund von Datenschutz- und Sicherheitsaspekten unterliegen und daher Dritten zur Weiterverwendung verfügbar gemacht werden können. Dies kann ein wichtiger Baustein zur Steigerung der demokratischen Transparenz und zur Ermöglichung neuer Geschäftsmodelle und Innovationen auf Grundlage der staatlichen Daten sein. Daneben kann die Effizienz der Verwaltungsarbeit bspw. durch interne Übersichten der verfügbaren Daten und Informationen gesteigert werden. Mit den richtigen Mechanismen bietet sich auch die Möglichkeit, bspw. über ein Datenportal die Qualität des eigenen Datenbestandes zu verbessern. Denn optionale Funktionen können es den Datennutzern erlauben, Rückmeldungen zu Problemen mit einzelnen Datensätzen zu geben oder sogar selbst die Fehler in den bereitgestellten Informationen zu beheben oder die Daten zu ergänzen.

Vor der Veröffentlichung von Verwaltungsdaten sind jedoch eine Reihe rechtlicher Voraussetzungen und entgegenstehende Interessen zu prüfen. Als solche kommen insbesondere der Schutz personenbezogener Daten, der Schutz wirtschaftlicher Interessen oder besondere Geheimhaltungsinteressen des Staates in Betracht. Die Daten müssen vor Veröffentlichung daher in jedem Einzelfall geprüft und eine Abwägung zwischen der Sensibilität der Daten und dem öffentlichen Interesse an einer Bekanntgabe vorgenommen werden.

Neben den datenschutzrechtlichen Fragen gilt es, die Rahmenbedingungen einer Reihe unübersichtlicher Rechtsgrundlagen zu beachten. So existieren sowohl auf Landesebene zahlreiche Gesetze, die Veröffentlichungspflichten vorsehen, als auch auf Bundesebene das Informationsfreiheitsgesetz (IFG), das Lebensmittel- und Futtermittelgesetzbuch sowie das Informationsweiterverwendungsgesetz (IWG). Die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Hoffmann berät Sie bzgl. der bestehenden Veröffentlichungsmöglichkeiten von Verwaltungsdaten und klärt Sie über damit verbundene Risiken auf.

Cloud Computing

Cloud Computing ist der aktuellste Trend der Informations- und Kommunikations-Technologie und wird bereits als »Verkaufsschlager« der IT-Branche bezeichnet.

Grundidee des Cloud Computing ist, dass die IT-Infrastruktur nicht mehr durch den Anwender selbst betrieben, sondern über einen oder mehrere Anbieter bezogen wird. Die Anwendungen und Daten befinden sich dabei nicht auf dem lokalen Rechner oder im Rechenzentrum, sondern auf weltweit verteilten Systemen der jeweiligen Anbieter. Der Zugriff auf diese Systeme erfolgt über das Internet. Im Unterschied zu gewöhnlichen Rechenzentren kann der Nutzer jedoch nicht sicher feststellen, wo sich die Daten physisch befinden, sie sind in der »Wolke« (engl. Cloud).

Vorteile gegenüber konventionellen Systemen bieten sich auch für den öffentlichen Sektor, da sich mit dieser Technologie lokale Ressourcen (Soft-/Hardware) einsparen lassen und ein großer Teil des Wartungs- und Aktualisierungsaufwandes der Software entfällt. Aufgrund angespannter Haushaltslagen und der mit der Nutzung einer Cloud verbundenen Einsparpotenziale stellt der Einsatz einer Cloud auch für die öffentliche Verwaltung eine Option dar. Jedoch gilt es im öffentlichen Sektor, spezifische Rechtsfragen zu beachten. Neben organisations- und vergaberechtlichen Fragen kann die Nutzung einer Cloud vor allem unter datenschutzrechtlichen Aspekten problematisch sein. So ist die Auslagerung personenbezogener Daten in die Cloud als Auftragsdatenverarbeitung nach § 11 BDSG nur unter strengen Voraussetzungen möglich. Hinzu kommt, dass personenbezogene Daten nicht ohne Weiteres in Drittstaaten außerhalb der EU übermittelt werden dürfen. Um ein ausreichendes Schutzniveau zu erreichen, ist die öffentliche Verwaltung daher darauf beschränkt, eine eigene „private« Cloud zu nutzen. Gemeinsam mit dem Lorenz-von-Stein-Institut für Verwaltungswissenschaften an der Christian-Albrechts-Universität zu Kiel, welches bereits mehrere Forschungsprojekte zum Thema »Cloud Computing« durchgeführt hat, erstellt die Rechtsanwaltskanzlei Forschungsgutachten für öffentliche Auftraggeber und Unternehmen zur Frage der Zulässigkeit des Cloud Computing-Einsatzes im öffentlichen Sektor.

Elektronische Zugangsmöglichkeiten und Integration von eID-Funktionen

In einer aktuellen Studie geben 48 Prozent der Befragten in der Altersgruppe zwischen 25 und 34 Jahren an, online mit Behörden über Verwaltungsportale kommunizieren zu wollen. Beliebt ist bspw. die An- und Abmeldung im Einwohnermeldeamt, das elektronische Beantragen von Pässen und Ausweisen oder die Online-Reservierung von KFZ-Wunschkennzeichen. Eine Abwicklung der Verwaltungsdienstleistungen »aus der Ferne« scheitert indes oft an mangelnden Angeboten seitens der Verwaltung. Tatsächlich stehen viele Städte und Gemeinden vor der Herausforderung, Vertraulichkeit und Rechtssicherheit bei der über das Internet geführten Kommunikation zu gewährleisten. Insbesondere die Integration von Fachverfahren ist äußerst komplex, so dass technische Plattformen geschaffen werden müssen, mit denen nach und nach weitere Verwaltungsverfahren und Dienstleistungen vereinheitlicht und dadurch der Service für den Bürger erhöht und vor allem die Effizienz der Verwaltung gesteigert werden kann.

Sowohl die technischen als auch die rechtlichen Möglichkeiten mit dem Bürger vertraulich und rechtssicher kommunizieren zu können, haben sich in jüngster Vergangenheit rasant weiterentwickelt. Statt Anmeldungen in einem Online-Portal mittels vergleichsweise unsicheren Methoden wie Benutzernamen und Passwort umzusetzen, besteht nun bspw. mit Hilfe des elektronischen Identitätsnachweises des neuen Personalausweises oder des Identifizierungsdienstes des De-Mail-Gesetzes die Möglichkeit der rechtssicheren Identifikation.

Die Einsatzmöglichkeiten dieser Funktionen sind vielfältig. Vor der Schaffung neuer Zugangsmöglichkeiten für die Bürger müssen jedoch die rechtlichen Rahmenbedingungen analysiert werden.

Die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Hoffmann berät Sie umfassend hinsichtlich der Folgen und etwaiger Risiken im Zusammenhang mit der Schaffung neuer und der Erweiterung bestehender Online-Services.

Bürgerbeteiligung

Immer mehr Städte und Gemeinden haben sich zum Ziel gesetzt, die Akzeptanz ihrer Entscheidungen durch mehr Beteiligung der Bürger zu steigern. Neben den klassischen Beteiligungsformen wie Bürgerbegehren und Bürgerentscheid treten zunehmend auch neue Formen einer verstärkten Kooperation zwischen Verwaltung und Bürgern. Zu nennen sind hier etwa Mediations- und Konfliktvermittlungsverfahren, »Runde Tische«, Bürgerforen, Bürgerhaushalte, Planungszellen und Bürgergutachten.

Außerdem haben die in den letzten Jahren rasanten Entwicklungen im Bereich der elektronischen Kommunikationstechnologie, bspw. mit Hilfe von Web 2.0-Anwendungen, erfolgversprechende Möglichkeiten geschaffen, den Bürger zu motivieren, auf neuen Wegen aktiv an der Politik teilzunehmen. Erleichtert wird dies auch durch neue technische und rechtliche Möglichkeiten der rechtssicheren Identifikation (auch E-Partizipation genannt).

Ziel dieser neuen Formen der Beteiligung ist zum einen die Erlangung eines Stimmungsbildes der Bürgerinnen und Bürger und zum anderen die Einbeziehung von in der Bevölkerung vorhandenem Sachverstand zu bestimmten Materien. Neben der dadurch vielfach gesteigerten Akzeptanz behördlicher Entscheidungen kann teilweise sogar eine höhere Sachrichtigkeit erreicht werden.

Den Formen der Bürgerbeteiligung ist gemein, dass sie bisher keine gesetzliche Normierung erfahren haben und das »Ob« und »Wie« ihrer Durchführung und Ausgestaltung somit im Ermessen jeder Kommune steht. Dennoch sind bei der Einführung neuer und der Erweiterung bestehender Beteiligungsmöglichkeiten zahlreiche rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten. Neben der Tatsache, dass bei dem infrage stehenden Projekt ein Bereich der Selbstverwaltungsangelegenheiten betroffen sein muss, gilt es bspw. bei der Einführung eines Bürgerhauhalts, die zentralen Vorschriften der jeweiligen Gemeinde- und Kommunalordnungen zu beachten.

Sie wollen mehr Bürgerbeteiligung auch in Ihrer Kommune? Die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Hoffmann berät Sie bei der Einführung neuer Beteiligungsmöglichkeiten und klärt über die in diesem Zusammenhang auftretenden Rechtsfragen auf.

Dokumenten-Management-Systeme

Mit Hilfe von sog. Dokumenten-Management-Systemen (DMS) ist ein papierloses Bearbeiten, Speichern und Reproduzieren aller in der Verwaltung anfallenden Dokumente möglich. Die gesamte Aktenkommunikation kann mit aktuellen technischen Lösungen vollständig elektronisch verwaltet werden. Dokumente in Papierform werden dafür in digitale Dokumente umgewandelt. In den Systemen können zudem Index- und Volltextrecherchen durchgeführt werden. Dafür werden die Dokumente nach Dokumentarten sortiert und mit typischen Indexen versehen. Sie können bereits beim Scannen automatisch als Formulare erkannt und indexiert werden, bspw. mit Hilfe von Barcodes. Vorteile dieser Lösungen sind vor allem die Optimierung der Arbeitsprozesse, die Änderung der internen und externen Kommunikationswege, die Reduzierung von Papierkosten und des Raumbedarfs an Aktenflächen und eine Steigerung der Datensicherheit durch eine komprimierte Dokumentenablage.

Selbstverständlich müssen bei der Einführung derartiger Systeme die bestehenden rechtlichen Rahmenbedingungen eingehalten werden. Wichtig ist hier insbesondere, ob und in welcher Form die originalen Papierdokumente aufbewahrt werden müssen und wie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden können. Damit auch Ihre Verwaltung für die Zukunft gerüstet ist, hilft Ihnen die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Hoffmann bei der rechtssicheren Einführung von Dokumenten-Management-Systemen. Zusammen erarbeiten wir ein Konzept, welches Ihren individuellen Ansprüchen gerecht wird und zu einer deutlichen Optimierung der behördeninternen Prozesse führt.

Mobile Government

Immer mehr Städte und Gemeinden haben bereits eine eigene App für Smartphones. Mit dieser Anwendungssoftware für Mobilgeräte wie Smartphones oder Tabletcomputer können Bürger bspw. defekte Ampeln oder Schlaglöcher in der Kommune melden. Der genaue Ort wird dabei mithilfe der automatisch gespeicherten Ortsinformationen angegeben. Für die Verwaltung besteht der Vorteil vor allem darin, dass ohne zusätzliches Personal eine optimale Schnittstelle zwischen Bürger und Verwaltung geschaffen werden kann. Erfahrungen zeigen, dass die Einführung einer App bei den Bürgern aufgrund der Transparenz der eingegebenen und bereits erledigten Mängel besonders positiv aufgenommen wird. Erfolgreich wird eine App jedoch nur dann sein, wenn die App technisch gut umgesetzt ist und mehrere Funktionen vereint. Ein echter Effizienzgewinn für die Verwaltung kann zudem nur dann erreicht werden, wenn die App in einer Art Multikanalarchitektur in bestehende E-Government-Angebote integriert wird.

Der Weg zu einer eigenen App ist jedoch nicht immer ganz einfach. Neben den damit verbundenen Entwicklungs- und anschließenden monatlichen Lizenzkosten müssen vor allem eine Reihe von rechtlichen Aspekten bedacht werden. Diese umfassen neben datenschutzrechtlichen Fragen auch Aspekte zulässiger Wirtschaftsförderung, etwa wenn in der App auf lokale Angebote Privater hingewiesen wird. Die Rechtsanwaltskanzlei Dr. Hoffmann hilft Ihnen, kompetente Partner für die Programmierung entsprechender Anwendungssoftware zu finden und berät Sie dabei umfassend über die bestehenden rechtlichen Fallstricke.

Jetzt Kontakt aufnehmen!